top of page

Delegasyonu Başarmak

Güncelleme tarihi: 7 Kas 2023

Lisans programlarının zorunlu stajları ile merhaba diyebildiğim mesleğimin işleyişi hakkında temel bilgi sahibi olmayı başarmış, çalışanları anlamaya, yönetim ve liderlik kavramlarını kafamda oturtmaya başlamıştım.



Şef, amir, müdür, genel müdür, çırak, kalfa, usta, formen gibi sayısız unvanın havada uçuştuğu ülkemizin en değerli döküm fabrikalarından birindeydim. Zamanla öğrendiğim örgüt yapısı, o dönem için sert hiyerarşik yapıdaydı. Belki de tesis böyle yönetilirdi. Gördüğüm bir şey vardı. Bazı çalışanların bilgi ve yeteneklerine göre daha az sorumluluk aldıkları, aslında başarabilecekleri bir çok şeyden uzak kaldıklarıydı. Geniş yönetim kadrosu içerisinde en çok koşturanlardan biri grup müdürleriydi. Sahanın emekçileri ustabaşılar da onlardan aşağı kalmıyordu. İyi de çoğu işe bu seviye koşacaksa diğerlerine ne gerek vardı?


Bir yöneticinin en önemli görevlerinden biri kabul edilen işleri delege etmek, kimi zaman angarya transferinden öteye geçmese de, kurumlar için yüksek önceliklerinden birisidir. Yöneticilerle sınırlı kalmayan somut kazanımların tüm çalışanlara ve dolayısıyla da şirkete de yayılmasını sağlar.


Peki, nedir bu delegasyon?


Basit bir açıklama ile "bir yöneticinin işin niteliğine ve çalışanın özelliklerine göre kimi konuları çalışanın yapması için yetki devretmesine delegasyon" diyebiliriz. Oh ne iyi devredelim kurtulalım durumu değildir ve karışık bir süreç izler. Hem yöneticiden hem çalışandan hem de işten kaynaklanan bir takım özelliklere ihtiyaç duyar.


İlave bir tanımı da ; İngilizce "delegation" kelimesinden gelen ve dilimizde de delegasyon olarak artık yerleşen kelime "bir başka kişiye o iş için sahip olduğumuz sorumluluğu sürdürerek o işin yapılmasını devretme eylemidir". Yani işi yapılması için bir başkasına vereceğiz ama tamamen sorumluluklarımızı ona attığımızı düşünmeyeceğiz, gene kontrol edecek ve desteğimizi sürdüreceğiz. En önemlisi de bu eylemin gerçekleşmesi sırasında bazı adımları doğru uyguladığımızdan emin olacağız.


Delegasyon zor bir konudur. İstisnasız tüm yöneticiler delege etmenin önemini kavramış olsa da planlama ve paylaşma konularında kafasında soru işaretleri taşıyabilir.

Yetkilendirmenin başarılı olabilmesi için, öncelikle buna liderler inanmalı, alışkanlık ve geleneğe karşı savaş açmalıdır. Çoğu yönetici, yetkilendirmeyi "insanlara karar verme gücü vermek" olarak düşünmeye devam ederler. Bu onları hala kontrol eden olarak görmelerine ve işin özünü kaçırmalarına sebebiyet verir. Aslında yetkilendirme, insanların içinde var olan bilgiyi, deneyimi ve motivasyonu ortaya çıkarak bir kurumsal atmosfer oluşturmak anlamına gelir.


Delegasyon ile yardımcıların bir çoğu kendilerine yetki verildiğinde her şeyi yapabileceklerini, iş konusunda önemli kararlar alabilecekleri bir özgürlük alanı verileceğini düşünürler. Çoğunlukla da özgürlüğün bedelinin riskleri ve sorumlulukları paylaşmak olduğunu anlamazlar. Gerçekten de yetkilendirme kültüründe yardımcıların hesap verebilirliği hiyerarşik kültüre oranla daha fazla olmalıdır.


Delege etmenin yararları


Yöneticilerin bir kısmı delege etmenin bir zayıflık göstergesi olduğunu sanabilir. Sorumlulukları tek başlarına yüklenerek, her şeyi kendi başlarına yapmaları gerektiğine inanırlar. Astlarına güvenmediğinden, onların yeterince tecrübeli olmamasından, işin çok önemli olduğunu düşünmesinden dolayı uzak kalırlar. Delegasyonu sevmeyen / istemeyen yönetici ise kendisini değerli hissetmek, iş yapıyor havasını vermek, astının kendisini ilerde unvan olarak tehdit etmesini engellemek yani bir noktada astını yetiştirmeyerek kendi koltuğunu garantiye almak gibi nedenlerden dolayı istemiyor olabilir. Aslında delegasyonu reddeden yönetici kendisine ast bağlanmış bir uzmandan ibarettir.


Ancak başarılı bir delegasyon, sadece yöneticiye değil, çalışanlara ve şirkete de somut kazanımlar sağlar. Bir kaç temel ve en değerli getirilerini aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz.

  1. Delegasyonla, astlarımızın nitelikleri itibariyle yapabilecekleri bazı işleri, kendi "yapılacaklar listemizden" çıkarmış oluruz Böylece, sadece sizin yetki ve becerinizle üstesinden gelinebilecek işlere daha fazla yoğunlaşabiliriz.

  2. Astlarımız / çalışanlarımız için yeni kişisel gelişim alanları yaratmış oluruz ve bu sayede motivasyonlarını da arttırırız.

  3. Kurumsal olarak baktığımızda, şirketin sahip olduğu kaynakları daha verimli kullanılmasını sağlarız. Çalışanların üretkenliğini arttırırız.

Değerlendirmeler göstermiştir ki takımın tüm üyelerinin becerilerinden en iyi şekilde yararlanabilirsek, topyekûn üretkenliğini arttırmış oluyoruz. Bu artış somut kazanımlar yanında, gösterilen iyi performans ve elde edilen başarılarla ekip içinde birbirine güven duygusu pekişecek, kendilerine sunduğumuz kişisel gelişim fırsatları dolayısıyla bize de duyulan güven artacaktır.


En doğru aday kim?


Delegasyonun en önemli iki konusundan birisi, delege edecek işlerin belirlenmesiyle beraber delege edilecek kişinin belirlenmesidir. Bunu saptamak için bir çok faktörün bir arada bulunması gerekir. Takım arkadaşlarımızı bir kaç ana konuda değerlendirmekle işe başlayabiliriz.


Bilgi ve beceri : İşi delege edebileceğimiz kişiler arasından hangilerinin teknik ve iletişim becerileri daha gelişmiş? Bilgi işleme, kullanma ve gerektiğinde yenilerini edinebilecek olanlar kimler?


Motivasyon : Kimin kariyer planları var? Kişisel hedefleri ile delegasyonu alacağı konular uyum gösteriyor mu? Bu göreve kim diğerlerinden daha fazla sahip çıkar?


Zamanlama : Yeni göreve kim daha müsait? Yoğunluk durumu nedir?


Takım tutumu : Yapacağımız görevlendirme diğer çalışanlar arasında nasıl karşılanır? Bu durumu adam kayırma olarak görürler mi? Daha önceki tutumlar nelerdi?


İhtiyaçlar : Seçeceğimiz kişi, başarmak için ne kadar bize bağlı? Kendi düzenimi de aksatmadan ona ihtiyacı olan desteği sağlayabilecek miyim?


Delege edeceğimiz kişiyi belirledikten sonra hem o kişiye hem de amirlerimize bunun nedenlerini doğru örnek ve dayanaklarla açıklayacağız. "Mehmet arkadaşımız, teknik açıdan bu proje için en doğru niteliklere sahip kişi. Ayrıca, yöneticilik deneyimi kazanacak. " gibi...


Planı belirlemek


Delege edecek kişiyi belirledikten sonraki en önemli işimiz yazılı bir delegasyon planı oluşturmaktır. Görevin öneminden, içeriğine, tamamlanma süresinden kendisinden beklentilere kadar her ayrıntıyı kapsamalıdır. İyi plan hazırlamak önemlidir. Plan ortaya çıkmadan da takım arkadaşımızla konuşma işine geçmemeliyiz.

Planın değeri, doğru becerilerden yoksun birine altından kalkamayacağı işleri delege etmememizi ve sonunda her ikimizinde hüsran yaşamamamızı sağlayacaktır. Yapılacak işleri çok açık ve net bir biçimde ifade etmeliyiz. Yazılı delegasyon planı, işin ilerledikçe karşılıklı değerlendirilmesini, doğru yolda olup olmadığımızın analiz edilmesini kolaylaştıracaktır.


Adım 1. Delege edilecek işlerin belirlenmesi

  • Özel olarak kendi beceri ve yetkilerimize ihtiyaç duymayan sorumluluk ve görevleri belirleyelim.

  • İş yükümüzü hesaplayalım.

  • En az düzeyde yol göstermemizi sağlayacak işleri belirleyelim.

  • Gerekirse delegasyonu bölüştürelim.

Adım 2. Amacımızın açıklanması

  • Niye delege etmek istiyorum?

  • Delege edince ben diğer işlerime odaklanabilecek miyim?

  • Bu delegasyonun kişide nasıl etki bırakacağını belirledim mi?

  • Belirlediğim hedefe nasıl katkı sağlayabilir?

Adım 3. Sorumluluğun tanımı

  • Tam olarak yapılmasını istediğim iş nedir?

  • Hangi sonuçları bekliyorum?

  • Beklentilerim nedir? Sorumluluk alınması mı, proje hazırlanması mı, yoksa sadece rapor mu?

Adım 4. Zaman planlaması

  • Ne kadar sürelik sorumluluk veriyoruz?

  • Ara değerlendirmeleri ne zaman yapacağız?

  • Aşamalar ve süreleri belli mi?

Adım 5. Diğer konular

  • Diğer kişi ve disiplinlerle iş birliği durumu var mı?

  • Yetkiler nedir?

  • Bütçemiz var mı?

  • Standartlarımız belli mi?

  • Hangi durumda müdahale / kontrol edeceğim?


Delegasyon planının paylaşılması


Delege edecek kişiyi ve işleri belirledik, planımızı oluşturduk, sıra çalışana anlatmaya geldi. Geçmiş tecrübelerim gösterdi ki, planı tam anlamıyla deklare etmeden iyi bir dinleyici olmamız gerekiyor. Önceliği karşıya verip görüşlerini almak, olası sorularına yanıt vermek doğru bir yaklaşım olacaktır. Aslında, oluşturduğumuz planı "taslak" kabul edip sürecin birlikte nasıl daha kaliteli yürütülebileceğini, hangi koşul ve sürede tamamlanacağını ortaya koymalıyız. Böylece taslaktan kesinleşmiş plana ulaşmış oluruz.


İki temel gücümüz var. Pozisyonumuzun verdiği güç ve kişisel gücümüz.


Delegasyonda, zorunlu olmadıkça pozisyon gücünü kullanmamakta fayda var. Elbette, çalışanlarımıza görev vermemiz bizim en doğal hakkımızdır ama kişilerle iyi ilişkiler ve aktif diyalog zemini kurabileceğimiz kişisel gücümüz daha etkili olacaktır.


Görevi açıklamak


Delegasyon planımızı yazıya dökmek, konuları konuşurken hata yapmayı ve önemli hususları atlamayı engeller. Açık ve net olmak, belirsizliği ortadan kaldırır. Süreç boyunca beklentileri ve aşamaları takip etmemizi sağlar. Karşılıklı kazançları, amaç ve hedefleri, zorluk ve işbirliklerini tekrar tekrar değerlendirilmesini sağlar.


Fikir birliği


Ne kadar iyi niyetli olursak olalım, çalışanda olumsuz düşünceler olabilir. İlave sorumlukların başarısızlık yaşaması için verildiği, zor durumda bırakılmak istendiği hatta sömürüldüğü gibi. Planın taslaktan geçerli bir metne dönüşmesi için tüm kaygıları gidermeye ve onun önerilerini almaya mecburuz. Kafadaki tüm soru işaretlerinin kaldırılması, süreci yürütürken kendisine mutlaka destek olunacağının hissettirilmesi çok önemlidir.


Yazı her şeydir


Görüşme ile birlikte daha kusursuz hale gelmiş delegasyon planını mutlaka yazılı verin veya gönderin. Tüm ayrıntılar yer alsın. Hatta az önceki toplantıda konuşulanları da özetleyin.


Asıl zorluk : Sürecin yürütülmesi


"Delegasyonu tamamladığımıza göre sorumluluğumuz da bitti tabi" diye düşünebilirsiniz ama asıl zorluk şimdi başlıyor. Delege ettiğimiz çalışanın başarılı olmasını sağlamak zorundayız. Hem kendi hem de çalışanın şirket ve ekip içerisindeki itibarına direkt etki eder. Yüksek performans ana hedeftir ve konunun tüm muhataplarınca dikkatli takip edilir.


İşin ilerleyişini, rutin toplantılar veya haftalık e-postalar ile düzenli kontrollerle değerlendiririz. Her durum güncellemesinde önemli noktalara değiniriz. Minik raporlamalar idealdir. Takvim, aşamalar, sorunlar ve bizden beklentileri açık ve net öğreniriz. Çalışan karşısında güven verici olur ve tekrar cesaretlendiririz. İlerleyişi sistemli izlemek, alınması gereken tedbirleri ve ara talimatları hayata geçirmek açısından da faydalı olacaktır.

Sürecin takibi ne kadar normal olsa da, bazı yöneticiler tatsız yaklaşımlarda bulunur. Çalışma sorumluluğunu almış ve periyodik geri bildirimlerle durum güncellemesi yapan insanın başında dönüp dururlar.


Her aşamasını izlemek, yapılan tüm adımları sorgulamak, alınan kararları sürekli irdelemek, gereksiz ve uzun tartışmalara girmek bu yaklaşımlardan sadece bir kaçı. "Son gün geliyor", "Şunu yaptın mı?", "Bunu denedin mi?", "Ne oldu?" gibi laflarla hem çalışanın motivasyon ve öz güvenine zarar verir, kendi güvenilirliğinizi de sorgulatırsınız.


Mikro yönetim hatası olarak kabul edilen bu durumda, sadece zamanı boşa harcamış olursunuz. Siz sadece süreci izlemek ve koçluk yapmak için varsınız. Yaklaşım ve soru sorma üslubunuza dikkat eder, yardımcı olma amacıyla iletişime geçerseniz bu hatalardan da kurtulursunuz.


Koçluk yapmak ve engelleri ortadan kaldırmak


Sistemimizi kurduktan sonra, delegasyonun sağlıklı bir şekilde yürümesi, işlerin yolunda gitmesi için ara ara ufak dokunuşlara her zaman ihtiyaç duyulur. Problemler çıktıkça da daha fazla müdahil olmak gerekir. Olumsuzluklar öncesinde yaptığı işlerle ilgili pozitif geribildirimler vermek, doğru kararlarını daha önde tutmak, güvenimizi göstermek, teşvik etmek ve öz eleştiri yapmasına yardımcı olmak en değerli tutumlardandır.


Çalışan süreç boyu üstesinden gelemeyeceği problemlerle karşılaşabilir. Kaynak kullanımı ve veriye erişimde aksaklıklar olabilir. Dikey veya çapraz pozisyonlarda kişiselleştirilmiş tutumlarla karşılaşılabilir. Bizim görevimiz planımızın (işlerin) yolunda gitmesini engelleyen problemleri ortadan kaldırmaktır.


Sık hata : Tersine delegasyon


Kendisine güvenerek ve en önemlisi değer vererek geleceğe hazırladığımız, sorumluluklarını arttırarak yönetimsel bilgi ve becerisine katkı sağlamayı amaç edindiğimiz çalışanın, bize iş delege etme durumları ile de karşılaşırız. Tersine delegasyon olarak ifade edilen durumda, onlara verdiğimiz işi yapmaktan vazgeçerek ya da ileri bir dolu problem sürerek alınacak kararları bize bırakırlar. Planlarımızla elde etmeyi hedeflediğimiz kazanımlarımıza engel olunduğu gibi, problem çözme yorgunluğunu da beraberinde getirir.


Özellikle yeni yöneticilerin sık karşılaştığı bir durumdur.


Peki, buna yol açacak hatalı davranışlarımız var mı? Aşağıda bir kaç soruyla buna yanıt aramaya çalıştım.

  1. İşle ilgili yeterli bilgilendirme yaptık mı? Bizim onlara göre daha geniş düşündüğümüz perspektiften faydalandırdık mı? Kurumsal hedeflerden bahsettik mi?

  2. Ara değerlendirmelerle işlerin ters gidip gitmediğini kontrol ettik mi? Bize ihtiyaç duyulmadan devreye girdik mi? Direksiyonu ele aldık mı?

  3. Yapıcı ve yol gösterici geri bildirimleri verdik mi? Yüksek özgüveni sağlamak için titizlikle davrandık mı?


Sonuç ve Değerlendirme


İş yaşantım net olarak gösterdi ki üst yönetimlere doğru yol almak için sorumluluk talebinde bulunmalıyız. İlk yönetici basamaklarından itibaren delegasyonu güvenle yapabilmek her düzeyden çalışan için ihtiyaçtır. Mekanik alt yüklenici firmalarda inşaat sektörüyle hep bir sonraki aşamaya taşınan bilgi ve becerim, yatırımcı şirketlerde stratejik kararları alan ekipte yer almaya evrildi. Kurumsal kültürle harmanlanmış yapılarda şirket üst yönetimi delegasyonu zorunlu kılarken, buna hazırlıklı olmayan yapılarda ise bireylerin takdirlerine kalmışızdır.


Şirket içinde bağımsız bir ekip ya da departman yönetiyorsanız, kurum kültüründe bu yer almıyorsa bile mutlaka delegasyon sistemini çalıştırın. Sizinle birlikte çalışan arkadaşların gelişimlerine katkı sağlar, sadece gününü kurtaran "maaş alıp giderim, gerisi beni ilgilendirmez" kalıbından kurtulur, onların hayatları boyu güvenini kazanmış ve takdirlerini almış olursunuz.


Bol bol okumaya, araştırmaya, vak'a incelemeye, etkin geri bildirim ve uzman görüşü almaya devam edelim. Bu yazımdan sonra örnek olması için "gerçek" bir delegasyon sürecini yazacağım.


Faydalı olması dileğiyle.

Sevgiler...



Kaynaklar :

  1. İş tecrübesi, yıllardır alınan notlar, yenen kazıklar :)

  2. Şirket içi prosedürler

  3. Performans görüşmeleri

  4. Birbirinden değerli arkadaşlar :)

  5. Kitap; Yöneticinin El Kitabı, Harvard Business Review, Optimist Yayıncılık

  6. Kitap; Liderlik, HBR's 10 Must Reads, Optimist Yayıncılık

  7. Kitap; Liderlikte Çıtayı Yükseltmek, Ken Blanchard, Salon Yayınları

  8. Kitap; Lider ve Liderlik, Tamer Keçecioğlu, Okumuş Adam Yayınları


104 görüntüleme0 yorum

Son Yazılar

Hepsini Gör

Comentários


bottom of page