Tesis yönetimi, hizmet alanlarla verenlerin birbirinden farklı tanımlama getirdiği ve çoğu zaman üzerinde netlik sağlanamayan kavramlardan birisidir. Son yıllarda ülkemizde gelişme gösteren
sektörün meslek birliğinin henüz bulunmaması, akademide direkt karşılık bulamaması sebebiyle uluslararası tanımlamaları ve makale/tez metinlerindeki açıklamaların geçerliliğini kabul ediyoruz.
Ülkemizde tesis yönetimi nedir sorusunun yanıtı apartman yöneticiliği, temizlik, güvenlik ve bahçe düzenleme gibi cevaplardan oluşur. Uluslararası literatürlerde ve son kullanıcıların tecrübelerinden de görüldüğü gibi bunlar sağlanan hizmetlerin küçük bir alanıdır. Her ne kadar ülkemizde son zamanlarda kabul görmeye başlasa da gelişmiş ülkelerde 19.yüzyıl başlarına uzanmaktadır.
Tanımlar, Yaklaşımlar
Uluslararası Standartlandırma Kuruluşu olan ISO, “İnsanların hayat kalitesini ve esas işlerinin verimliliğini arttırmak amacıyla bir yapılı çevrede insan, yer ve süreci bütünleştiren yönetimsel bir faaliyet” olarak tanımlar (ISO 41001:2018).
Uluslararası Tesis Yönetim Kuruluşu olan IFMA (International Facility Management Association)’ya göre tesis yönetimi, “insanları, yeri, süreci ve teknolojiyi entegre ederek yapılı çevrenin işlevselliğini, konforunu, güvenliğini ve verimliliğini sağlamak için birden fazla disiplini kapsayan bir meslektir” (IFMA, 2021).
Türkiye Tesis Yönetim Derneği TRFMA, “tesisi insanların yaşadığı veya çalıştığı tüm binalar, iş merkezleri, plazalar, siteler, rezidanslar, alışveriş merkezleri, fabrikalar, hastaneler, havaalanları, oteller, okullar vb. mekânlar”, tesis yönetimini ise “tesisin sürdürülebilmesi ve geliştirilmesi için “insan, mekân, teknoloji ve süreçleri” birleştiren, birden fazla disiplini kapsayan, uzmanlık ve deneyim gerektiren bir meslek” olarak açıklamaktadır (TRFRMA, 2021).
Tesis yönetimini genelleştirilmiş ifade olarak, tesisten faydalananlar (kullanıcılar) ile tesis üreticilerini stratejik ortaklıkta buluşturan; tesislerde yerine getirilen asıl işler dışında bırakabilen çok sayıda alt hizmeti de tek bir oluşumda toplayan, uzun soluklu yönetim işi diyebiliriz. Dolayısıyla güvenlik ve temizlik gibi müstakil işlerden çok daha farklı bir konumdadır. (Nutt, 2000, s.124-129)
Bir başka yaklaşımda tesis yönetimi, hizmetin odağına insanı almış, onların beklenti ve gereksinimlerini öngören, koşulsuz memnuniyetleri kabul edip bunların karşılanmasını ana görevi kabul eden, müşteri bazlı çözümler için çaba harcayan, ulusal ve uluslararası düzeyde kanun, yönetmelik ve standartları bilme işidir (Noor, Pitt, 2009)
Tanımlamalar farklılık gösterse de temelde aynı noktaya vurgu yapar. Bunlar, insan, mekan ve süreçtir.
Dolayısıyla tesis yönetimi, sadece yönetim kadrosundan ibaret olmayıp birbirinden farklı uzmanlık alanlarının birlikte görev aldığı uyumlu bir ekiple sürdürülebilecek süreçler bütünüdür.
Tesis Yönetiminin Amacı
Fonksiyonu ne olursa olsun bir tesisten faydalanan kullanıcılarda, kalite ve maliyet değerlendirmelerinde memnuniyet sağlanması temel amaçlardan biridir. En düşük kaynak kullanımı ile en yüksek değer elde edilmesi ulaşılmaya çalışılan hedeftir.
Yukarıda yapılan farklı tanımların ortak noktası tesis yönetimi ile amaçlananların aslında aynı olduğudur. Berker (1990)’a göre tesis yönetiminde, kitlelerin beklenti ve taleplerini anlamak, onların karşılanması için ortamlar yaratmak ve bunu sürdürülebilir kılmak gerekmektedir.
Belirlenen amaca stratejik ve proaktif çözüm ortaklığı ve iş birliği yapılarak ulaşılır.
Bir diğer amaç ekonomik sinerjidir. Geçmiş yıllarda temizlik ve güvenlik ile sınırlı olan uygulamalar, bakım onarım, mimari tasarım, peyzaj, vale, araç yıkama, danışma, çağrı hizmetleri, kuru temizleme, catring, atık ve çevre yönetimi ile zenginleşmiş ve tesis yönetiminin çok fonksiyonlu ve kapsamlı hale getirmiştir.
Kapsamı
Kapsam genişledikçe hizmet alanları artmış ve daha uzman alt yüklenicilere ve çalışanlarına ihtiyaç duyulmuştur. Hizmet verilen işletmeden alınacak geri dönüşlere göre faaliyet ve ekonomik etki alanınızı arttıracaktır (Erentürk, 2018).
Tesis yönetiminin kapsamını; satma/satın alma, kiralama, yeniden inşa ve modernize alt başlıklarıyla finansal, kullanım, mekan tasarımı, yerleşme/taşınma alt başlıklarıyla alan, yerleşimci memnuniyeti ve kullanıcılar alt başlıklarıyla davranış, bakım yönetimi/yenileme ve kiralama/gayrimenkul yönetimi alt başlıklarıyla operasyonel yönetim olarak 4 grupta toplanabilir (Erentürk, 2018).
Operasyonel yönetim kapsamında konular oldukça geniştir. Bina ve tesis yapımı, tesis bakımı, onarım, yenileme, çevre düzeni, yol ve araç alanları, dış binalar, temizlik, güvenlik, iç havalandırma, görsel/akustik gibi alt alanların faaliyetleri görülmektedir (Erentürk, 2018).
Tesis yönetiminin kapsamı, tesisten tesise ve kullanıcının beklentilerine göre değişir. Uluslararası Tesis Yönetim Birliği (IFMA) bazı asgari ölçütler ortaya koymakla beraber hizmeti alanla verenlerin birlikte belirleyeceği sınırları da benimser.
Tümüyle dinamik yapıda olan tesis yönetiminin genel kapsamını ve hizmeti yerine getiren yöneticilerin sorumluluklarını aşağıdaki gösterilmektedir. (Kılıç, 2017).
· Bina Bakım Ve Onarım Operasyonları
o Mobilya Bakımı
o Önleyici Bakım
o Arıza Bakımı
o Harici – Dış Bakım
o Gözetim
o Manzara
· Gayrimenkul Yönetimi
o Bina Kiralanması
o Yer Seçimi
o Kazanç Ve Kullanım
o Bina Satın Alma
o Mülk Değerleme
o Kiralayıcı
· Yönetim Hizmetleri
o Posta Servisi
o Sevkiyat Alım Ve Gönderim
o Kayıt Tutma
o Güvennlik
o Fotokopi
o İletişim
· Tesis Planlama
o Operasyonel Plan
o Acil Durum
o Stratejik Planlama
o Enerji Planlaması
· Alan Yönetimi
o Alan Envanteri
o Alan İdaresi
o Alan Tahsisi
o İhtiyaçların Tahmini
o Mobilya Alınması
o Mobilya Şartnamesi
o Mobilya Envanteri
o İçsel Plan
o Dizayn Yenileme
o Katı Atık Kontrolü
o Tehlikeli Materyaller
· Finansal Planlama
o Faaliyet Bütçelemesi
o Sermaye Bütçelemesi
o Temel Finansman
· Mimari-Mühendislik Hizmetleri
o Kanunlara Uyma
o Yapı Yönetimi
o İnşaat Sistemi
o Mimari Tasarım
· Sağlık Ve Güven
o Ergonomi
o Enerji Yönetimi
o İç Hava Kalitesi
o Dönüşüm Programı
o Emisyon
Tesis Yönetim Modelleri
İnşaat ve alt sektörlerin her geçen yıl yenilenen teknoloji ile karşılaşması dolayısıyla yapılar modernleşmiş, beklentiler farklılaşmış ve bunların da karşılanabilmesi için yüksek maliyetlere ihtiyaç duyulduğu bilinmektedir. Geçmişte sadece fiziki güvenli ortamla sınırlı olan beklenti, yapıların kullanım türlerine göre, kişilerde hizmet farklılığı ve konfor taleplerini de arttırmıştır. Müstakil yapılarla sürdürülen yaşam, günümüzde çoklu yaşama yerini bırakmıştır.
İnsanların ihtiyaçları farklı nedenlerle çeşitlendikçe de basit yapıların yerini fonksiyonel mekanlar almıştır. . Bahçeli evler, apartman ve sitelere, bürolar iş merkezlerine, mahalle pazarları alışveriş merkezlerine, dispanserler kompleks hastanelere doğru büyüme süreçlerine girmiştir. Bu farklı fonksiyonel yapıların sürdürülebilir olması da nitelikli yönetim anlayışı ile mümkün olmaktadır.
Küresel çapta alanında kabul gören Dr. Brian Atkin ve Adrian Brooks, “Toplam Tesis Yönetimi” (2009) isimli kitabında planlama, yönetim tarzı, strateji, iş sağlığı ve güvenliği, bakım ve bilgi yönetimi modellerine değinmiştir.
Ülkemizdeki kısıtlı yayınlardan birine imza atan Dr. Koray Erentürk ve Ömer Faruk Güven (2018) “Temel Kavram ve Uygulamaları ile Tesis Yönetimi” kitabında servis firmaları uygulamaları, inşaat firmaları uygulamaları, kat malikleri uygulamaları, tesislerin kendi sahipleri tarafından yönetilmesi, profesyonel yönetim ve endüstriyel tesis yönetimi olarak altı farklı yönetim modelinden bahsetmiştir.
Barrett ve Baldry (2003) ‘de ofis yöneticileri modeli, tek yerleşke modeli, yerel yerleşke modeli, çoklu yerleşke modeli, uluslararası model ve kamu modeli olarak sınıflandırmıştır.
Yönetim Rolleri · Stratejik düzenleme · Stratejik analiz · Öneri, karar verme, onaylama · Planlama ve Bütçeleme · Alan ve tesis standartları · Kontrol ve ölçüm · Sağlık ve güven düzenlemeleri · Çevresel düzenlemeler · Enerji programlamaları · Departman yönetimi
Operasyonel Aktiviteler · Yeni inşa işleri · Kazanç ve kullanım · Yeniden düzenleme-yenileme · Alan yapılandırmaları · Operasyonlar, Bakım ve tamirat · Temizlik · Güvenlik ve karşılama-kabul · Yiyecek- içecek temini · Posta, Kapıcı · Peyzaj
Yönetim Bilgisi · Organizasyon kuramı · Kaynak yönetimi kuramı · Değişim yönetimi · Risk yönetim kuramı · Kalite yönetim konsepti · İstatistiksel kalite kontrolü · Ortak strateji analizi · Ortak strateji uygulamaları · Karar yardımları · Karar süreçleri · Kaynak planlama ve tahsisi · Kişisel maharet- iletişim · Kişisel maharet – özgüven · Kişisel maharet- pazarlık, görüşme · Finansal yönetim
Tesis Bilgisi · Performans ölçümü · Alan ölçümleri ve raporlama · İşgal maliyeti · Varlık kaydı, veri bankası · Bakım sistemi · Durum incelemeleri · Enerji raporlamaları-yönetimi · Proje ve servis temini · Çevresel sağlık değerlemesi · Alan planı · Bölgesel kararlar · Yangın mühendisliği ilkeleri · Görev esasları · Tasarım stratejileri · Ergonomi faktörleri · Servis ekipman ve mobilya
Tesis Yönetiminde | 52 Hafta 52 Konu | Hafta 1
Önemli
Internet sitemiz, temel çalışma notları, iş tecrübeleri ve takip edilen yayınlardan oluşturulmuş, kişisel görüşler içerir ve sorumluluk kabul etmez. Burada paylaşılan bilgiler, genel bilgi verme amacındadır ve işinizle/kendinizle ilgili mutlaka güncel bilgi, kanun ve yönetmelikleri dikkate alınız.
** Gürkan KALAFAT, yüksek lisans tezinden alıntıdır.
Comments